Inventario interno strumenti IA: guida e campi essenziali

Non risulta, dall’esame degli articoli 49 e 71 del Regolamento (UE) 2024/1689, un obbligo generale per tutte le aziende di tenere un inventario interno di ogni strumento IA. Le disposizioni disciplinano registrazioni specifiche per determinati sistemi e soggetti. L’inventario interno costituisce quindi una misura organizzativa volontaria di governance aziendale. (Testo vigente dell’AI Act su EUR-Lex)

Che cosa prevedono gli articoli 49 e 71 dell’AI Act

L’articolo 49 disciplina la registrazione di specifici sistemi e soggetti. Prima di immettere sul mercato o mettere in servizio determinati sistemi di IA ad alto rischio, il fornitore o, se applicabile, il rappresentante autorizzato si registra e registra il sistema nella banca dati dell’UE prevista dall’articolo 71. La disposizione riguarda anche i sistemi per i quali il fornitore ha concluso che non siano ad alto rischio ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 3. Per determinati sistemi ad alto rischio, inoltre, prevede la registrazione da parte di deployer che siano autorità pubbliche, istituzioni, organi o organismi dell’Unione, oppure soggetti che agiscono per loro conto. I sistemi indicati nell’allegato III, punto 2, sono registrati a livello nazionale. (Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 49)

L’articolo 71 istituisce e disciplina la banca dati dell’UE. I dati delle sezioni A e B dell’allegato VIII sono inseriti dal fornitore o, se del caso, dal rappresentante autorizzato; i dati della sezione C sono inseriti dal deployer che è, o agisce per conto di, un’autorità, un’agenzia o un organismo pubblico nei casi richiamati dall’articolo 49. (Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 71)

La banca dati dell’Unione e un inventario aziendale interno hanno quindi oggetto e funzione diversi. Un inventario può aiutare a individuare i casi da analizzare, ma non sostituisce una registrazione eventualmente applicabile.

Quali strumenti inserire nel perimetro

Il perimetro dell’inventario è una scelta organizzativa interna. Può comprendere, ad esempio, SaaS con funzionalità generative, classificatorie, predittive o di raccomandazione, API, chatbot, agenti con accesso a database o repository, modelli self-hosted e funzioni IA integrate in CRM, gestionali, piattaforme HR o strumenti di sviluppo.

Può essere utile includere anche prototipi, sperimentazioni e strumenti introdotti senza un processo centralizzato di approvazione. Questa è una proposta di governance per far emergere possibili usi di Shadow AI; non è un elenco normativo generale. L’inclusione di uno strumento nell’inventario non significa, da sola, che quel prodotto sia un “sistema di IA” ai sensi del regolamento. La qualificazione richiede l’esame delle caratteristiche, della finalità prevista e del contesto d’uso.

L’inventario può essere collegato alla policy aziendale sull’uso degli strumenti IA e alla procedura di gestione della Shadow AI. Un uso non approvato dovrebbe essere reso visibile per decidere come gestirlo, senza trasformare automaticamente il censimento in un meccanismo disciplinare.

La scheda interna: campi utili per descrivere lo strumento

Una scheda dovrebbe identificare con sufficiente precisione ciò che viene censito. Il nome commerciale può non bastare quando un servizio offre modelli, piani, endpoint o configurazioni differenti.

Questi campi sono una proposta organizzativa. Non costituiscono un elenco generale imposto dagli articoli 49 e 71 dell’AI Act.

Descrivere processo, dati e output

La voce “chatbot aziendale” è troppo generica per governare un uso concreto. La scheda dovrebbe indicare chi avvia l’elaborazione, quali dati vengono inviati, quale output viene prodotto e dove viene utilizzato.

Si pensi a un assistente collegato al sistema di ticketing: riceve una richiesta, recupera informazioni dalla knowledge base e propone una risposta. L’operatore la modifica o la approva prima dell’invio. La scheda dovrebbe rappresentare questo flusso, non soltanto il nome del prodotto.

Quando disponibili, è utile collegare alla scheda le informazioni del fornitore sulla conservazione di input e output, le integrazioni con CRM, repository, database, posta elettronica o ticketing e la capacità del sistema di eseguire azioni.

Inventario IA e registro delle attività di trattamento

L’articolo 30 del Regolamento (UE) 2016/679 riguarda il registro delle attività di trattamento. Il registro documenta le principali informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile. La disposizione disciplina anche le condizioni di applicabilità e la deroga prevista dal paragrafo 5. Il Garante per la protezione dei dati personali descrive il registro come uno strumento di accountability e ne riepiloga soggetti, contenuti e condizioni di tenuta. (Regolamento (UE) 2016/679, articolo 30; Garante Privacy, Registro delle attività di trattamento)

Quando un servizio IA tratta dati personali e l’attività configura un trattamento da documentare, l’inventario può essere coordinato con il registro dei trattamenti. I due documenti non hanno però lo stesso oggetto: il registro GDPR descrive attività di trattamento; l’inventario IA descrive strumenti, componenti, casi d’uso, configurazioni e responsabilità operative. Il collegamento può ridurre duplicazioni, senza trasformare l’inventario nel registro GDPR né sostituire quest’ultimo quando è dovuto.

Log: un obbligo specifico, non generale

Fatto normativo. L’articolo 26, paragrafo 6, del Regolamento (UE) 2024/1689 riguarda i deployer di sistemi di IA ad alto rischio. Questi soggetti devono conservare i log generati automaticamente dal sistema nella misura in cui siano sotto il loro controllo, per un periodo adeguato alla finalità prevista e comunque di almeno sei mesi, salvo diversa previsione del diritto dell’Unione o nazionale applicabile, in particolare in materia di protezione dei dati personali. (Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 26, paragrafo 6)

La disposizione non equivale a un obbligo generale di conservazione dei log per ogni strumento IA. La sua applicabilità dipende dal sistema, dal ruolo di deployer, dal controllo sui log e dalle altre norme applicabili.

Raccomandazione organizzativa. L’inventario può contenere un collegamento alle evidenze sui log, indicando se sono disponibili, chi li controlla, quale periodo di conservazione è stato impostato e quale valutazione ha giustificato la scelta. Questo collegamento è una misura interna di governance e non estende l’articolo 26 a strumenti o soggetti esclusi dal suo ambito.

Owner e responsabilità operative

L’owner è un referente organizzativo. Può coordinare la raccolta delle informazioni, gli aggiornamenti della scheda e il rapporto con le funzioni coinvolte.

La scheda può distinguere il proprietario del processo, il referente tecnico, il referente procurement, il referente privacy o compliance e il responsabile del controllo sugli output. Può inoltre indicare gli utenti autorizzati e il soggetto che approva l’attivazione.

Il titolo organizzativo non determina da solo il ruolo giuridico dell’azienda. La qualificazione come fornitore, deployer, importatore o distributore dipende dalle attività e dalle funzioni effettivamente svolte rispetto al sistema nel caso concreto.

Come descrivere lo stato dell’analisi

L’inventario dovrebbe rappresentare il livello di conoscenza raggiunto, senza trasformare una verifica preliminare in una conclusione giuridica definitiva.

Sono più prudenti formule come “informazioni da completare”, “uso in valutazione”, “documentazione del fornitore acquisita”, “revisione tecnica in corso”, “uso autorizzato secondo la policy interna”, “uso sospeso”, “analisi giuridica da svolgere” e “classificazione preliminare da verificare”.

Etichette come “conforme”, “sicuro” o “fuori dall’AI Act” possono essere fuorvianti se basate soltanto sulla scheda. L’inventario documenta informazioni e decisioni interne; non dimostra da solo la conformità dell’azienda.

Versionamento e aggiornamento

Il versionamento è una raccomandazione di governance interna, non un requisito generale dell’AI Act per ogni azienda. L’organizzazione può stabilire che la scheda venga riesaminata quando cambia il fornitore, il modello, la versione, il caso d’uso, il tipo di dati, l’integrazione o lo stato di approvazione.

Lo storico può riportare data, autore, campo modificato, valore precedente e nuovo valore, motivazione ed evidenza utilizzata. Può inoltre indicare la decisione di sospendere, limitare o ampliare l’uso.

Un modello minimo per iniziare

Una prima versione può essere una tabella governata. Ogni riga dovrebbe avere un owner e una data di verifica.

ID interno
Nome dello strumento o del modello
Fornitore
Modello, versione, endpoint o configurazione
Architettura
Stato
Condizioni e limiti d’uso
Processo, caso d’uso e finalità
Input e output
Categorie di dati
Integrazioni e permessi
Unità organizzativa e utenti autorizzati
Owner operativo e referente tecnico
Collegamento al registro dei trattamenti, se pertinente
Evidenze collegate
Stato dell’analisi
Ultimo aggiornamento
Storico delle modifiche

Non è necessario duplicare tutti i documenti già esistenti. La scheda può collegare policy, documentazione del fornitore, contratto, configurazioni, istruzioni operative, approvazioni interne e, quando pertinente, il registro delle attività di trattamento. Per le informazioni contrattuali e tecniche può essere utile collegare anche la documentazione di procurement per API e fornitori IA e la documentazione contrattuale dei fornitori IA.

La distinzione da mantenere

L’inventario interno è una proposta organizzativa che può avere un perimetro più ampio della nozione giuridica di “sistema di IA”. Può comprendere strumenti in valutazione, approvati, non approvati, sospesi o dismessi.

Le registrazioni previste dagli articoli 49 e 71 riguardano invece specifici sistemi e soggetti. L’inventario interno non sostituisce una registrazione eventualmente applicabile, il registro dei trattamenti quando dovuto o altri documenti richiesti dalla legge, dai contratti o dalle policy interne.

In sintesi

L’inventario interno degli strumenti IA è un possibile strumento di governance interna. Non risulta imposto in via generale dagli articoli 49 e 71 dell’AI Act a tutte le aziende, ma la sua adozione può essere opportuna in funzione dei rischi, dei processi e degli obblighi applicabili.

Il Regolamento (UE) 2024/1689 prevede registrazioni specifiche per determinati sistemi e soggetti. Altri obblighi, come la conservazione dei log prevista dall’articolo 26, paragrafo 6, dipendono dal fatto che si tratti di un sistema di IA ad alto rischio, dal ruolo di deployer, dal controllo sui log e dalle altre norme applicabili. Se un servizio tratta dati personali e l’attività configura un trattamento da documentare, l’inventario può essere coordinato con il registro delle attività di trattamento previsto dall’articolo 30 del GDPR; i due documenti restano distinti.

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Domande frequenti

Che cos’è un inventario interno degli strumenti IA?

È una mappa organizzativa degli strumenti e delle componenti IA utilizzati, valutati o dismessi dall’azienda. Può collegare ogni voce al fornitore, al caso d’uso, ai dati, alle integrazioni, agli utenti, all’owner e alle evidenze disponibili.

L’AI Act impone a ogni azienda un registro interno di tutti gli strumenti IA?

Non risulta, dall’esame degli articoli 49 e 71, un obbligo generale di questo tipo per tutte le aziende. Le disposizioni citate riguardano registrazioni specifiche nella banca dati dell’Unione e, per determinati sistemi ad alto rischio, una registrazione a livello nazionale.

Quali strumenti è utile censire?

Come proposta organizzativa, il perimetro può comprendere SaaS con funzionalità IA, API, chatbot, agenti, modelli self-hosted, componenti integrate e strumenti introdotti senza approvazione centralizzata. L’inclusione nell’inventario non qualifica automaticamente ogni prodotto come sistema di IA ai sensi del regolamento.

Quali campi può contenere una scheda?

Una scheda può contenere identificativo, nome, fornitore, modello o versione, architettura, stato, condizioni d’uso, processo, finalità, input, output, dati, integrazioni, permessi, owner, utenti autorizzati, stato dell’analisi, evidenze e storico delle modifiche. È una proposta organizzativa, non un elenco generale imposto dal regolamento.

L’owner interno diventa automaticamente il responsabile giuridico del sistema?

No. L’owner è un referente organizzativo. Il ruolo giuridico dell’organizzazione dipende dalle attività e dalle funzioni effettivamente svolte nel caso concreto, non dal solo titolo assegnato nella governance interna.

Il versionamento dell’inventario è obbligatorio?

Non risulta un obbligo generale di versionare un inventario interno per tutte le aziende. Conservare le modifiche è però una raccomandazione di governance utile quando cambiano modello, fornitore, integrazioni, finalità, dati o stato di approvazione.